OBJETIVO


Neste artigo iremos descrever como integrar sua Academia com o serviço de emissão de Notas Fiscais. Ao final dele você terá o entendimento dos passos necessários para solicitar o serviço, como configurá-lo com base nas características da Prefeitura da sua cidade e a forma de obter um maior controle no gerenciamento de suas Notas Fiscais.

REQUISITOS


  1. Possuir um contrato ativo no sistema Cloud Gym.
  2. A Prefeitura do município disponibilizar serviço de emissão de Notas Fiscais através de Web Services.

FASES DE INTEGRAÇÃO


  1. Análise de viabilidade: Nessa fase faremos uma consulta junto a Prefeitura do município e verificaremos se os requisitos necessários para integração estão disponíveis.

  2. Integração: Nessa fase faremos ajustes necessários na configuração do sistema Cloud Gym para conectar sua Academia ao sistema de Web Services da Prefeitura do município.

  3. Produção: Nessa fase faremos a comunicação, treinamento e explicaremos os principais conceitos relacionados a emissão de Notas Fiscais pelo sistema Cloud Gym.

1 - ANÁLISE DE VIABILIDADE


Nessa fase, o gestor precisa falar com a nossa equipe através de um dos nossos canais de atendimento e dizer que quer integrar o sistema Cloud Gym com a Prefeitura da cidade para conseguir emitir as Notas Fiscais.

Depois que o gestor fizer o contato, o nosso time de Sucesso do Cliente (CS) vai solicitar algumas informações, que serão fundamentais para fazer a configuração e a emissão das NFe. 


1 - Site da Prefeitura:
2 - Usuário Acesso Prefeitura (login):
3 - Senha Acesso Prefeitura:
4 - CERTIFICADO DIGITAL A1(formato .pfx):
5 - SENHA CERTIFICADO:
OBS: É de suma importância é obrigatório ter o certificado digital do tipo A1 (não podendo ser do tipo A2 e A3), essa especificação é devido a nota fiscal ser emitida pelo nosso servidor, e não pelo computador do cliente.
6 - CNPJ:
7 - RAZÃO SOCIAL:
8- NOME FANTASIA:
9 - N° INSCRIÇÃO MUNICIPAL:
10 - N° INSCRIÇÃO ESTADUAL:
11 - NATUREZA JURÍDICA:
12 - REGIME TRIBUTÁRIO:
13 - REGIME ESPECIAL DE TRIBUTAÇÃO:
14 - Alíquota ISS:
15 - Código Serviço Federal:
16 - Código Serviço Municipal:
17 - Código CNAE:
18 - Nome do solicitante:
19 - e-mail :
20 - Telefone:

(É impreterível que todas as informações solicitadas sejam enviadas em resposta do email)


Em geral a Prefeitura do município requer que o acesso ao site dela seja feito através de certificado digital, se esse for o caso da sua Prefeitura, nos envie neste mesmo e-mail o seu arquivo e senha do certificado digital modelo A1.


INTEGRAÇÃO


Nesta fase, que dura entre 15 a 20 dias, nossa equipe técnica irá adequar as configurações do sistema Cloud Gym para conectar-se aos provedores homologados pela empresa e assim conectar a Academia ao serviço de emissão de Notas Fiscais da Prefeitura via Web Services.

PRODUÇÃO


Nesta fase entraremos em contato com o usuário e iremos explicar alguns conceitos e configurações feitas pela equipe técnica da Cloud Gym e outras que deverão ser ajustadas pelo usuário caso se opte pela funcionalidade de emissão de Notas Fiscais de forma automática. 


 - Configurações Básicas:


1. Integração do Provedor e descritivo da Nota Fiscal

O sistema Cloud Gym é desenvolvido para incorporar novas funcionalidades através de integrações entre serviços. Para acessar estas integrações navegar através do menu até Configurações > Integrações. 




Ao clicar em Novo um modal com as opções de integrações é apresentado. No modal de Integrações o usuário pode escolher dentre as diversas opções a integração de NFS-e (emissão de Notas Fiscais).



Ao clicar em NFS-e  um novo modal é apresentado, escolha a Unidade para a qual deseja-se fazer a integração, defina o provedor de emissão de Notas Fiscais e finalmente escreva a descrição que será apresentada na Nota Fiscal quando esta for enviada/emitida pela Prefeitura.



Observações:


O campo Descrição pode ser utilizado para alterar o texto padrão do sistema. Caso o usuário não defina nenhum valor o texto utilizado é: "Pagamento referente {contrato} - {plano} - {pagamento}".


Além das TAGS {contrato}, {plano} e {pagamento} existe também as seguintes TAGS:

  • {percentual_total_impostos}
  • {valor_pis}
  • {valor_cofins}
  • {valor_iss}


As TAGS acima são particularmente úteis em casos em que é necessário acrescentar informações sobre a carga tributária na descrição da nota fiscal.


Por exemplo, o seguinte texto poderia ser utilizado: "Pagamento referente {contrato} - {plano} - {pagamento} | Empresa optante pelo Simples Nacional. percentual aproximados de impostos pagos {percentual_total_impostos}% - Que se refere: PIS: {valor_pis}% - COFINS: {valor_cofins}% - ISSQN: {valor_iss}%"


Funcionamento das TAGS:


{contrato}: Essa TAG é substituída no momento do envio da Nota Fiscal pelo número do Contrato do Aluno;


{plano}: Essa TAG é substituída no momento do envio da Nota Fiscal pelo nome do Plano ao qual o Contrato do Aluno está associado;


{pagamento}: Essa TAG é substituída no momento do envio da Nota Fiscal pelo identificador do pagamento no sistema Cloud Gym. É possível que mais de um identificador seja enviado nessa TAG, isto ocorre dependendo da forma de pagamento ao qual o Contrato do Aluno está associado. Contrato com método de pagamento via cartão de crédito recebido de forma parcelada é tratado pelo sistema da seguinte forma:


Todos os valores das parcelas são obtidos pelo sistema e computado seu valor total para emissão da Nota Fiscal junto a Prefeitura;

A lista completa de todos os identificadores dos pagamentos são coletados pelo sistema e utilizados para substituir a TAG {pagamento}.


{percentual_total_impostos}: Essa TAG será substituída pela somatória dos valores de ISS, PIS e COFINS;


{valor_pis}: Essa TAG será substituída pelo valor informado na tela de Configurações --> Nota Fiscal, Alíquota PIS;


{valor_cofins}: Essa TAG será substituída pelo valor informado na tela de Configurações --> Nota Fiscal, Alíquota Cofins;


{valor_iss}: Essa TAG será substituída pelo valor informado na tela de Configurações --> Nota Fiscal, Alíquota ISS;


2. Alíquota de ISS


Para acessar a configuração de alíquota de ISS navegar através do menu até Configurações -> Nota Fiscal (1) e escolher a Unidade (2).



Em Configuração preencher os campos:


Observação: As configurações dos itens 1, 2, 3, 4 e 6 abaixo são feitas pela equipe técnica da Cloud Gym.


  1. Regime Tributário: escolha entre as opções Isento, Microempreendedor Individual, Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real.
  2. Regime Especial Tributação: escolha entre as opções Automático, Nenhum, Microempresa Municipal, Estimativa, Sociedade de Profissionais, Cooperativa, Microempreendedor Individual, Microempresário Empresa de Pequeno Porte.

  3. Código Serviço Federal: código que identifica o serviço do contribuinte na Prefeitura.

  4.  Código Serviço Municipal: código que identifica o serviço do contribuinte na Prefeitura

  5. Alíquota de ISS: esse valor deverá ser preenchido pelo usuário e poderá ser modificado conforme orientação do seu contador.

  6. Código Cnae: código que identifica o serviço do contribuinte na Prefeitura




- Emissão Manual


Com as Configurações Básicas, itens 1 e 2, definidas, já é possível a emissão manual das Notas Fiscais. Para isso acessar a tela de Pagamentos (1), clicar nas opções de contexto de pagamento (2) e clicar em Emitir Nota Fiscal (3).



- Emissão Automática


Além da possibilidade de emissão da Nota Fiscal de forma manual, o sistema Cloud Gym também pode emitir Notas Fiscais de forma automática. Para isso algumas configurações adicionais devem ser feitas pelo usuário.


Para acessar a configuração de formas de pagamento navegar através do menu até Configurações -> Nota Fiscal (1) e escolher a Unidade  (2).


 


Em Configuração definir entre Manual e Auto quais métodos de pagamento (destacados de 1 a 7) serão consideradas pelo processo de emissão automática de Notas Fiscais.


Nessa modalidade o sistema Cloud Gym envia para a Prefeitura do município os dados do tomador do serviço assim que "percebe" um pagamento recebido no método escolhido como Auto.


As opções que não estiverem marcadas como Auto  não serão consideradas pelo processo automático de emissão de Notas Fiscais ficando a cargo do usuário, através da Emissão Manual, efetuar o tratamento desses pagamentos.



- Visualização de Notas Fiscais Emitidas


Para acessar o relatório de Notas Fiscais e verificar o status de cada uma delas, navegar através do menu até Relatório -> Nota Fiscal(1).



 Selecione a Unidade (2).

No relatório é possível selecionar o Período (3)  para filtrar as notas emitidas neste intervalo.


A visualização dos detalhes da Nota Fiscal podem ser obtidos através do clique na lupa (5). Quando o serviço de emissão de Notas Fiscais do município não disponibiliza suas notas impressas através de uma URL, o sistema Cloud Gym irá mostrar os detalhes da Nota Fiscal em um modelo padrão que poderá ser impresso e disponibilizado para o Aluno.


O Status (4) pode trazer dois tipos de situação, Processando, Aguardando Confirmação, Emitido, Erro ou Unknown. Clicando na tag Erro, um modal será aberto informando detalhes do erro (1).

 


No exemplo acima, um erro relacionado ao CPF/CNPJ do Aluno foi retornado pelo serviço de emissão de Notas Fiscais da Prefeitura.


Caso verifique-se que os dados do CPF/CNPJ estão mesmo incorretos, o mesmo deverá ser corrigido no cadastro do Aluno para que a tentativa de uma nova reemissão (caso o código de retorno seja -1) que ocorre automaticamente todos os dias durante à noite consiga efetuar a emissão da Nota Fiscal com sucesso. Para os casos em que o "Número" estiver com valor diferente de -1, é necessário que o próprio usuário "force" a emissão da nota fiscal novamente através da tela de perfil do Aluno.


!!! NOTA IMPORTANTE !!!

Todos os dias às 10h e às 22h, o sistema Cloud Gym roda o processo de reenvio dos dados para emissão da nota fiscal de tentativas anteriores que resultaram em erro. 


Para isso o sistema Cloud Gym separa os dados em 2 grupos:


O primeiro grupo são aqueles cujo "Numero" é igual "-1" (código de erro resultante da tentativa inicial).


O segundo grupo são aquelas cujo "Número" é diferente de "-1", são geralmente número de notas internas dadas pelo sistema Cloud Gym e que resultaram em erro a tentativa de emissão: Para esses casos o usuário deverá, caso identifique que houve um erro de cadastro, acertar os dados e solicitar manualmente a emissão da nota fiscal.


Alguns erros conhecidos se encaixam no primeiro caso como por exemplo:

  • Unknown communication error
  • soapenv:Server.userException - java.lang.NullPointerException


Se não forem casos em que seja necessário uma intervenção do usuário (correção de CPF, endereço, etc) o sistema tentará automáticamente até (o que ocorrer primeiro):

  • 7 dias;
  • último dia do mês;
  • sucesso na emissão.


Caso não haja sucesso na emissão dentro dos limites acima, solicite junto ao suporte técnico a análise detalhada do problema.


- Considerações Gerais

  1. A Prefeitura do município em geral faz uma validação de vários dados do tomador do serviço, portanto um acompanhamento diário no início do processo é muito importante para que problemas relacionados a:
    • CPF's com números inválidos;
    • Informações de endereço (bairro, CEP, número da residência, estado, cidade, etc) não preenchidos.

      Sejam prontamente corrigidos, pois o sistema de emissão de Notas Fiscais tenta por no máximo 7 dias a sua re-emissão, caso o problema de cadastro não seja resolvido nesse período o sistema irá descartar o envio automático desses dados para a Prefeitura só sendo possível uma emissão dessa nota de forma manual;

  2. Alguns dias do mês, há um aumento na atividade de envio de Notas Fiscais para a Prefeitura gerando um problema de instabilidade nos serviços, para esses casos como descrito acima, o sistema irá tentar por 5 dias o reenvio dessas informações sem que seja necessário nenhuma intervenção manual;

  3. O processo de emissão automática de Notas Fiscais funciona 24h x 7 dias por semana, captando e enviando pagamentos efetuados pelos alunos cujo os tipos de pagamento tenham sido configurados para Auto sem que haja necessidade de intervenção manual do usuário;

  4. Caso opte por fazer as emissões de Nota Fiscal de forma automática para alguns métodos de pagamento, recomendamos que seu contador efetue um acompanhamento junto ao sistema da Prefeitura e o relatório do sistema Cloud Gym, acessado através do menu Financeiro -> Nota Fiscal, para identificar algum desvio de padrão de faturamento e/ou impostos a pagar que precise ser corrigido;

  5. O processo de emissão de Notas fiscais automática fornece suporte para defeitos sistêmicos com prioridade para que sejam prontamente corrigidos, portanto ao menor indício de problema, comunique nossa área de suporte ou relacionamento com o cliente informando o problema;

  6. Caso tenha configurado algum tipo de pagamento de forma automática e necessite parar a emissão das Notas Fiscais por um período, basta reconfigurar o sistema retirando a opção Auto e colocando a opção Manual para o método de pagamento em questão, dessa forma o sistema "entenderá" que não deve enviar as informações destes tipos de pagamento para a prefeitura para emissão das Notas Fiscais ficando a cargo do processo de Emissão Manual, o tratamento desses pagamentos pelo período em que ficar configurado a opção Manual.

NOTAS TÉCNICAS:


  • A Prefeitura de Belford Roxo não fornece método de cancelamento ou substituição de Notas Fiscais via Webservices.

- Conforme Nota Técnica do provedor de Belford Roxo não é disponibilizado o cancelamento ou a substituição de NFS-e via web service. Substituição e Cancelamento são realizáveis através do site da NFS-e, nos termos lá descritos, ou via Processo Administrativo na repartição fazendária.


  • A Prefeitura de Goiânia não fornece método de cancelamento ou substituição de Notas Fiscais via Webservices.

- Conforme Nota Técnica do provedor de Goiânia não é disponibilizado o cancelamento ou a substituição de NFS-e via web service. Substituição e Cancelamento são realizáveis através do site da NFS-e, nos termos lá descritos, ou via Processo Administrativo junto à Secretaria de Finanças.


  • Envio de pagamento para emissão de Nota Fiscal no método de pagamento de Cartão de Crédito parcelado.

- A partir de 26/10/2020 o sistema Cloud Gym irá enviar apenas o pagamento efetivamente recebido no sistema para todos os métodos de pagamento. Para as vendas efetuadas na modalidade de cartão de crédito de forma parcelada, o usuário deverá baixar as parcelas manualmente na data da venda caso queira para que todas as parcelas sejam enviadas para a Prefeitura para emissão das Notas Fiscais. Caso o usuário queira automatizar o envio e a totalização do valor de todas as parcelas em uma única Nota Fiscal deverá entrar em contato com a área de suporte e solicitar a configuração desta funcionalidade.


!!! Atenção !!! Caso opte pela configuração de envio e totalização do valor de todas as parcelas em uma única Nota Fiscal não baixe manualmente as parcelas futuras do cartão de crédito. Executando essa ação ocorrerá a duplicidade de emissão de Notas Fiscais na Prefeitura.


- A partir de 14/08/2021 o processo de envio automático de notas fiscais na modalidade de pagamento no cartão de crédito parcelado sofreu modificação.


Considerando que a academia opte por enviar todos os pagamentos em uma única nota fiscal e essa academia modifique a configuração onde já existam contratos vendidos na modalidade acima, o sistema se comporta da seguinte forma:


Cenário 1: O usuário esteja efetuando uma venda de um novo contrato;


O sistema irá obter todas as parcelas, somá-las e solicitar a emissão junto à Prefeitura do município. Mensagens de sucesso ou erro serão atribuídas a todas as parcelas atingidas neste cenário.


Cenário 2: O usuário ou sistema tenha baixado uma das parcelas posteriores a data original da venda (contratos cuja a data da venda é anterior à data da modificação da configuração para envio do valor total em uma única nota);


O sistema irá identificar a parcela do mês atual e solicitar a emissão junto à Prefeitura do município. Mensagens de sucesso ou erro serão atribuída à parcela atingida neste cenário.


!!! Importante !!! Para o "Cenário 2", nenhuma parcela futura do contrato será enviada de forma sumarizada, portanto é importante verificar com o seu contador se a modificação na configuração faz sentido para o seu regime de apuração.


  • Fluxo básico de estados de processamento da Nota Fiscal